Положення про відділ

ЗАТВЕРДЖЕНО

рішенням сесії

Турійської селищної ради

від 04.04.2025 № 66/22

ПОЛОЖЕННЯ

про відділ організаційного, кадрового, мобілізаційного забезпечення

та цифровізації Турійської селищної ради

1. Загальна частина

1.1. Відділ організаційного, кадрового, мобілізаційного забезпечення та цифровізації Турійської селищної ради (далі - Відділ) є структурним підрозділом Турійської селищної ради, утворений відповідно до Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні».

1.2. Відділ є підконтрольним та підзвітним Турійській селищній раді, підпорядкований селищному голові.

1.3. Відділ здійснює документальне, кадрове, мобілізаційне та інформаційне забезпечення діяльності селищної ради, організацію впровадження цифровізації та інформатизації, до його складу входять юридичний сектор та сектор комунікацій та зв’язків із громадськістю.

1.4. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією України, кодексами України, Законами України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про службу в органах місцевого самоврядування», «Про запобігання корупції», «Про звернення громадян», «Про доступ до публічної інформації», «Про захист персональних даних», «Про Національну програму інформатизації», «Про військовий обов’язок і військову службу», указами Президента України, постановами Верховної Ради України, постановами Кабінету Міністрів України, рішеннями селищної ради та виконавчого комітету селищної ради, розпорядженнями селищного голови, цим Положенням та інші.

2. Завдання та повноваження Відділу

2.1. Основними завданнями Відділу є:

2.1.1. З питань документообігу:

• організація чіткої системи ведення діловодства та єдиного порядку роботи з документами у селищній раді, її виконавчому комітеті, контроль за підготовкою, проходженням і виконанням документів;
• документування діяльності виконавчого комітету;
• здійснення контролю за дотриманням чинних правил роботи з документами у структурних підрозділах селищної ради;
• забезпечення технічного контролю за строками проходження і виконання службових документів;
• здійснення аналітичної та організаційної роботи щодо прийнятих рішень селищної ради, її виконавчого комітету, доручень і розпоряджень селищного голови з основної діяльності;
• виконання документів відповідно до вимог державних стандартів;
• забезпечення дотримання вимог чинного законодавства України щодо розгляду службових документів, звернень громадян, запитів на публічну інформацію;
• забезпечення своєчасного розгляду заяв, пропозицій та скарг громадян, що надійшли до виконкому з особистих проблем, з питань діяльності підприємств, установ та організацій;
• проведення аналізу письмових і усних звернень громадян, підготовка матеріалів та регулярне інформування селищного голови про стан цієї роботи;
• забезпечення здійснення діловодства за запитами на інформацію, надіслану поштою та засобами факсимільного зв’язку, а також за документами, складеними на виконання запитів на інформацію;
• надання методичної допомоги в організації роботи з питань діловодства структурним підрозділам селищної ради;
• ведення архівної справи (архівного зберігання) в апараті виконавчого комітету.

2.1.2. З питань військового обліку:

• забезпечення повного і якісного персонально-первинного обліку військовозобов’язаних і призовників, що проживають на території громади;
• здійснення контролю за веденням військово-облікової роботи на підприємствах, установах, організаціях територіальної громади.

2.1.3. З кадрових питань:

• забезпечення реалізації державної політики з питань кадрової роботи та служби в органах місцевого самоврядування в селищній раді та разом з відповідними структурними підрозділами узагальнення практики роботи з кадрами, внесення пропозицій щодо її вдосконалення;
• координація роботи щодо проведення кадрової політики в апараті селищної ради та виконавчому комітеті;
• організація кадрової роботи, дотримання прав місцевого самоврядування, самостійності кадрової політики та реалізації Закону України «Про службу в органах місцевого самоврядування», документальне оформлення проходження служби в органах місцевого самоврядування та трудових відносин;
• здійснення організаційного забезпечення роботи ради по роботі з кадрами;
• здійснення організаційного забезпечення і участь у роботі атестаційної комісії та проведення щорічної оцінки виконання посадовими особами місцевого самоврядування покладених на них завдань і обов’язків.

2.1.4. З питань цифровізації:

• забезпечення та здійснення реалізації державної політики у сфері цифровізації, цифрового розвитку, цифрової трансформації, інформаційно-комунікаційних технологій, цифрових навичок та цифрових прав громадян, відкритих даних, формування та використання електронних ресурсів громади;
• реалізації та впровадження заходів, спрямованих на розвиток електронного урядування та електронної демократії;
• удосконалення процедури надання публічних (електронних публічних) послуг;
• робота з офіційними інтернет-ресурсами і соціальними мережами селищної ради та розміщення інформаційних матеріалів, наданих структурними підрозділами, комунальними підприємствами, установами, організаціями у відповідних розділах.

2.2. Відділ відповідно до покладених на нього завдань виконує наступні функції:

2.2.1. З питань документообігу:

• здійснює прийом, реєстрацію, передачу на розгляд селищному голові, розсилання вхідної і вихідної кореспонденції, рішень виконавчого комітету та рішень селищної ради, розпоряджень селищного голови, інших документів виконавчого комітету селищної ради;
• веде діловодство і здійснює технічний контроль за термінами виконання документів виконавчого комітету селищної ради відповідно до Регламенту виконавчого комітету;
• розробляє і вносить пропозиції до Інструкції з питань діловодства в селищній раді;
• здійснює прийом, попередній перегляд, реєстрацію, облік, передачу за призначенням, зберігання, пошук документів, що надходять до виконавчого комітету, видачу інформації стосовно строків їх проходження;
• здійснює постановку документів на контроль;
• забезпечує подання виконавцями інформації про хід виконання документів, зняття документів із контролю;
• проводить реєстрацію усних та письмових звернень;
• здійснює реєстрацію та облік інформаційних запитів, що надійшли до селищної ради та вчасне їх доведення до виконавців;
• здійснює підготовку проєктів рішень селищної ради, виконавчого комітету, розпоряджень селищного голови, які виносяться на розгляд з питань, що відносяться до компетенції Відділу;
• здійснює контроль за своєчасним розглядом пропозицій, заяв і скарг громадян, які надійшли до селищної ради;
• розробляє інструкцію з діловодства у селищній раді, готує проєкти рішень селищної ради про затвердження та внесення змін та доповнень до неї;
• складає Номенклатуру справ ради, забезпечує здійснення контролю за їх належним формуванням, оформленням і зберіганням у відділах, приймає документи та передає на зберігання до поточного архіву ради;
• організовує роботу поточного архіву ради, користування архівними документами, надання архівних довідок, копій, витягів з документів юридичним і фізичним особам відповідно до вимог чинного законодавства України;
• забезпечує оприлюднення документів, прийнятих селищною радою, її виконавчим комітетом та виданих селищним головою розпоряджень з основної діяльності;
• забезпечує доступ до публічної інформації і системного та оперативного оприлюднення інформації з питань, що належать до компетенції Відділу, на офіційному вебсайті селищної ради;
• виконує інші функції, що випливають з покладених на Відділ завдань.

2.2.2. З питань військового обліку:

• взяття на військовий облік громадян, які прибули на нове місце проживання, тільки після їх взяття та військовий облік Третім відділом Ковельського РТЦК та СП;
• зняття з військового обліку громадян після їх вибуття в іншу місцевість до нового місця проживання, тільки після їх зняття з військового обліку Третім відділом Ковельського РТЦК та СП;
• виявлення призовників і військовозобов’язаних, які проживають на території громади і не перебувають на військовому обліку, направлення їх до Третього відділу Ковельського РТЦК та СП для взяття на військовий облік;
• оповіщення на вимогу Третього відділу Ковельського РТЦК та СП військовозобов’язаних та призовників про їх виклик до Третього відділу Ковельського РТЦК та СП і забезпечити їх своєчасне прибуття за цим викликом;
• підтримання постійної взаємодії з Третім відділом Ковельського РТЦК та СП з питань строків та способів звіряння даних карток первинного обліку призовників і військовозобов’язаних з обліковими даними Третього відділу Ковельського РТЦК та СП;
• внесення в 5-денний термін до карток первинного обліку призовників та військовозобов’язаних змін, які стосуються сімейного стану, місця їх проживання, освіти, місця роботи і посади та до 5 числа кожного місяця повідомляти про зміну облікових даних до Третього відділу Ковельського РТЦК та СП;
• звіряння не менше ніж раз на рік даних карток первинного обліку, з їх обліковими даними в особових картках призовників і військовозобов’язаних підприємств, установ, організацій, в яких вони працюють з будинковими книгами (даними реєстраційного обліку), іншими документами з питань реєстрації громадян;
• звіряння даних карток первинного обліку призовників та військовозобов’язаних, які перебувають на військовому обліку у військово-обліковому бюро, з обліковими даними Третього відділу Ковельського РТЦК та СП відповідно до графіка звіряння;
• складання і надання щороку до 1 грудня в Третій відділ Ковельського РТЦК та СП списку громадян, які підлягають приписці до призовної дільниці;
• постійний контроль за виконанням громадянами, посадовими особами, підприємств, установ, організацій, які перебувають на території Турійської селищної територіальної громади, встановлених правил військового обліку, для притягнення винних до відповідальності згідно із законом;
• прийняття, під розписку, від призовників і військовозобов’язаних їх військово-облікових документів для подання у Третій відділ Ковельського РТЦК та СП;
• ведення та зберігання журналу обліку результатів перевірок стану обліку призовників і військовозобов’язаних та звіряння облікових даних з даними Третього відділу Ковельського РТЦК та СП;
• доповідає селищному голові, його заступникам, виконавчому комітету про стан військового обліку на території селищної ради;
• здійснює збирання, систематизацію, накопичення, зберігання інформації, що була отримана або створена в процесі виконання ВОБ своїх обов’язків, крім публічної інформації з обмеженим доступом.

2.2.3. З кадрових питань:

• забезпечує ведення обліку і звітності з особового складу, веде облік розпоряджень голови з особового складу;
• ознайомлює працівників з правилами внутрішнього трудового розпорядку;
• організовує ведення табельного обліку працівників;
• формує кадровий резерв, забезпечує його підготовку, організовує стажування працівників;
• організовує діяльність конкурсної комісії по прийому на вакантні посади;
• оформлює учбові та аспірантські відпустки працівників;
• готує розпорядження про призначення, звільнення, відрядження, відпустки працівників;
• здійснює роботу, пов’язану із заповненням, обліком і зберіганням трудових книжок та особових справ (особових карток) працівників;
• обчислює стаж роботи та служби в органах місцевого самоврядування (державної служби), здійснює контроль за встановленням надбавок за вислугу років та наданням відпусток відповідної тривалості, складає графіки щорічних відпусток працівників селищної ради;
• веде встановлену звітно-облікову документацію, готує державну статистичну звітність з кадрових питань, аналізує якісний склад посадових осіб місцевого самоврядування селищної ради;
• проводить роботу з резервом кадрів селищної ради, а також здійснює організаційно-методичне керівництво формуванням кадрового резерву, аналізує та узагальнює практику формування кадрового резерву, вносить селищному голові пропозиції щодо її вдосконалення;
• вносить рекомендації селищному голові про зарахування до кадрового резерву посадових осіб місцевого самоврядування при плануванні періодичного переміщення по службі;
• приймає від претендентів на посади посадових осіб органів місцевого самоврядування відповідні документи та подає їх на розгляд конкурсної комісії, здійснює інші заходи щодо організації конкурсного відбору;
• готує запити щодо проведення перевірки відповідно до Закону України «Про очищення влади», спеціальної перевірки відомостей щодо осіб, які претендують на зайняття посад для проходження служби в органах місцевого самоврядування;
• розглядає та вносить селищному голові пропозиції щодо проведення стажування кадрів на посадах місцевого самоврядування, готує разом з відповідними відділами документи для організації стажування;
• готує матеріали про призначення на посади та звільнення з посад працівників селищної ради;
• здійснює облік та обробку персональних даних з метою реалізації трудових відносин, соціального захисту, відносин у сфері управління персоналом та інших завдань, покладених на відділ, забезпечує захист персональних даних, що обробляються Відділом;
• оформляє документи про прийняття Присяги та присвоєння рангів посадовим особам місцевого самоврядування, вносить про це записи до трудових книжок;
• здійснює облік та бронювання військовозобов’язаних селищної ради.

2.2.4. з питань цифровізації:

• розробляє та виконує програму цифровізації та цифрового розвитку громади;
• вносить пропозиції щодо розвитку, оптимізації сфери відкритих даних, розпорядником яких є селищна рада;
• здійснює заходи щодо розвитку цифровізації, цифрової трансформації, електронного урядування, електронної демократії, інформаційно-комунікаційних технологій;
• бере участь у забезпеченні розвитку й удосконалення єдиного інформаційного простору громади;
• забезпечує здійснення заходів на виконання Закону України «Про Національну програму інформатизації»;
• здійснює методичне забезпечення діяльності апарату селищної ради у сфері цифровізації, цифрового розвитку, цифрової трансформації, електронного урядування, електронної демократії, інформаційно-комунікаційних технологій, формування та використання регіональних електронних ресурсів;
• забезпечує роботу з наборами відкритих даних та Єдиним державним порталом відкритих даних.

Посадові обов’язки працівників Відділу визначаються посадовими
інструкціями, які затверджуються селищним головою за поданням начальника Відділу.

3. Права відділу

3.1. Правами відділу є:

• брати участь у засіданнях сесій селищної ради, її виконавчого
  комітету, нарадах, інших заходах, що проводяться в селищній раді, скликати в установленому порядку наради, проводити семінари та конференції з питань, що належать до його компетенції;
• одержувати у встановленому порядку від посадових осіб селищної
  ради та підпорядкованих їй установ відповідні документи та необхідну
  інформацію для виконання покладених на Відділ функцій;
• повертати відділам, спеціалістам селищної ради проекти рішень
  виконавчого комітету, розпоряджень селищного голови, відповіді на листи,
  звернення громадян, ініціативні листи та інші документи, подані з порушенням вимог Інструкції з діловодства.
• знайомитись із станом діловодства у відділах селищної ради та її виконавчого комітету, вимагати від їх керівників неухильного дотримання вимог і правил нормативних документів з діловодства;
• користуватись в установленому порядку інформаційними базами органів місцевого самоврядування, системами зв’язку і комунікацій та іншими технічними засобами;
• залучати працівників виконавчих органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій (за погодженням з їх керівниками) для розгляду питань, що належать до його компетенції;

3.2. Відділ в процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє з органами державної влади органами, місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями, об'єднаннями громадян.

4. Керівництво відділом

4.1. Відділ очолює начальник Відділу, який призначається на посаду на конкурсній основі чи за іншою процедурою, передбаченою чинним законодавством України, та звільняється з посади селищним головою. Працівники Відділу призначаються (посадові особи ОМС - шляхом конкурсного відбору) і звільняються з посади розпорядженням селищного голови згідно з Законом України «Про службу в органах місцевого самоврядування» та Кодексу законів про працю України.

4.2. На посаду начальника Відділу призначаються особи з повною вищою освітою за освітньо-кваліфікаційним рівнем магістра, спеціаліста, стажем роботи на службі в органах місцевого самоврядування, на посадах державної служби або досвід роботи на керівних посадах підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності не менше 2 років.

4.3. Начальник Відділу:

4.3.1. Здійснює загальне керівництво діяльністю Відділу.

4.3.2. Узгоджує посадові обов’язки працівників Відділу,  розробляє посадові інструкції працівників Відділу та подає на затвердження селищному голові.

4.3.3. Координує роботу Відділу з іншими виконавчими органами селищної  ради.

4.3.4. Планує роботу відділу, вносить пропозиції до планів роботи виконавчого комітету селищної ради.

4.3.5. Повертає виконавцям документи та вимагає доопрацювання у випадках порушення Інструкції з діловодства.

4.3.6. Забезпечує збереження конфіденційної службової інформації у Відділі.

4.3.7. Вносить в установленому порядку пропозиції селищному голові про застосування заохочень або стягнень до працівників Відділу;

4.3.8. Відповідає на звернення, скарги, запити й пропозиції фізичних та

юридичних осіб, що надходять безпосередньо до Відділу;

4.3.9. Відділ взаємодіє з іншими відділами селищної ради, підприємствами, організаціями та установами незалежно від форм власності;

4.3.10. Бере участь у засіданнях селищної ради, виконавчого комітету, нарадах селищного голови у разі розгляду питань, що стосуються компетенції Відділу.

4.3.11. Очолює і контролює роботу працівників Відділу.

4.3.12. Контролює стан трудової та виконавчої дисципліни у Відділі.

4.3.13. Контролює дотримання особовим складом Відділу вимог законів України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про запобігання корупції», «Про доступ до публічної інформації», «Про звернення громадян» та інших нормативно-правових актів України.

4.3.14. Виконує інші доручення керівництва селищної ради, пов’язані з діяльністю Відділу.

5. Відповідальність

5.1. Начальник і працівники Відділу несуть персональну відповідальність за виконання покладених на них посадовими інструкціями обов’язків, правил внутрішнього розпорядку, завдань та функцій згідно з законодавством.

5.2. Працівник Відділу, який не вжив передбачених цим Положенням заходів до усунення порушень законодавства, що призвели до негативних економічних наслідків, ущемлення прав і законних інтересів чи свободи громадянина, підприємства, установи, організації, несе відповідальність в установленому законодавством порядку.

5.3. Посадові особи Відділу повинні сумлінно виконувати свої службові обов’язки, шанобливо ставитися до громадян, керівників і співробітників, дотримуватися високої культури спілкування, не допускати дій і вчинків, які можуть зашкодити інтересам служби чи негативно вплинути на репутацію селищної ради, її виконавчих органів та посадових осіб.

5.4. За порушення трудової та виконавчої дисципліни працівник відділу притягується до відповідальності згідно з чинним законодавством України.

6. Заключні положення.

6.1. Керівництво селищної ради створює умови для нормальної роботи і підвищення кваліфікації працівників відділу, забезпечує їх приміщеннями, телефонним зв'язком, засобами оргтехніки, відповідно обладнаними місцями зберігання документів, а також законодавчими та іншими нормативними актами і довідковими матеріалами.

6.2. Покладання на працівників Відділу обов’язків, які не стосуються компетенції відділу не допускається.

6.3. Ліквідація і реорганізація відділу проводиться  в порядку, встановленому чинним законодавством України.